Konfliktgespräch richtig vorbereitet: So löst du Konflikte souverän
- Antonia Kleinöder
- 2. Mai
- 6 Min. Lesezeit
Inhaltsverzeichnis
Konfliktgespräche erklärt: Was steckt dahinter?
Konflikte sind ein natürlicher Bestandteil menschlicher Interaktionen, insbesondere in der Arbeitswelt. Richtig geführt, können Konfliktgespräche Spannungen abbauen und damit die Zusammenarbeit und Produktivität wieder verbessern.
Lass dich durch den Leitfaden inspirieren für dein nächstes Konfliktgespräch – Strukturiert und lösungsorientiert
Warum ist es wichtig, Konflikte aktiv anzugehen?
Aktive Konfliktlösung fördert gesunde Beziehungen, indem sie Missverständnisse klärt und Vertrauen aufbaut. Gemeinsame Lösungen können nur durch eine offene Kommunikation entwickelt werden. Dabei gilt es, allen Beteiligten den notwendigen Rahmen der ehrlichen ungelöste Konflikte beeinträchtigen die Produktivität. In Unternehmen oder Teams können sie zu Spannungen führen, die Zusammenarbeit erschweren und Projekte verzögern. Aktives Angehen von Konflikten hingegen schafft ein positives Arbeitsumfeld, in welchem es Spaß macht zu Arbeiten.
Das Lösen von Konflikte beinhalten zudem Wachstumspotenzial. Unterschiedliche Sichtweisen werden aufgedeckt und es lassen sich nicht selten neue innovative Lösungen finden. Die aktive Auseinandersetzung fördert kritisches Denken und kann bessere Entscheidungen ermöglichen.
Löse Konflikte aktiv, denn andauernde ungelöste Konflikte verursachen Stress. Die aktive Konfliktlösung reduziert deine Belastung und stärkt dein emotionale Wohlbefinden.
Was für Konflikte können im Unternehmen entstehen?
Konflikte im Unternehmen können vielfältige Ursachen haben. Oft entstehen sie durch Kommunikationsprobleme, unterschiedliche Sichtweisen oder Missverständnisse. Besonders in stressigen Phasen, wenn Deadlines drängen oder Veränderungen im Unternehmen anstehen, sind Konflikte kaum vermeidbar.
Typische Konfliktsituationen im Unternehmen:
Abteilungsübergreifende Interessenkonflikte: Ein klassisches Beispiel ist der Konflikt zwischen Vertrieb und Finanzabteilung. Während der Vertrieb schnell Deals abschließen möchte, fordert die Finanzabteilung eine detaillierte Prüfung. Ohne klare Kommunikation entstehen Spannungen, die durch gezielte Klärung aufgelöst werden können.
Unklare Verantwortlichkeiten: Wenn Aufgabenbereiche nicht klar definiert sind, kann es zu Überschneidungen und Missverständnissen kommen. Mitarbeitende fühlen sich gegeneinander ausgespielt oder unfair behandelt.
Persönliche Differenzen: Unterschiedliche Arbeitsstile, zwischenmenschliche Spannungen oder verschiedene Auffassungen über die Zusammenarbeit können Konflikte hervorrufen.
Fehlende Wertschätzung: Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihre Arbeit nicht gewürdigt wird, kann dies Frust und Konflikte mit Vorgesetzten oder Kollegen nach sich ziehen.
Führungskräfte sollten frühzeitig eingreifen, um zu verhindern, dass Streitigkeiten eskalieren und das Teamklima nachhaltig belasten. Eine proaktive Konfliktlösung trägt dazu bei, dass sich alle Beteiligten gehört fühlen und gewinnbringende Lösungen gefunden werden.
Warum eine rechtzeitige Konfliktlösung entscheidend ist
Konflikte nicht adressiert zu lassen, kann negative Auswirkungen auf das Arbeitsklima und die Produktivität haben. Laut einer Studie gaben 56 % der Befragten an, dass sie sich regelmäßig mit Streitigkeiten am Arbeitsplatz auseinandersetzen müssen.
“Konflikte kosten Arbeitnehmer*innen und Führungskräfte rund 3,3 Stunden Arbeitszeit pro Woche.”
Tatsächlich verschwenden Arbeitnehmer*innen und Führungskräfte im Durchschnitt 3,3 Stunden pro Woche mit Konflikten – Zeit, die effektiver genutzt werden könnte.
Nicht bewältigte Konflikte führen oft dazu, dass Beteiligte gedanklich in der Auseinandersetzung hängen bleiben, was die Konzentration und Arbeitsleistung erheblich beeinträchtigt. Dies kann sich in verschiedenen negativen Konsequenzen widerspiegeln, darunter:
Erhöhte Krankheits- und Fehltage: Anhaltende Konflikte können psychische Belastungen und Stress verstärken, was sich langfristig auf die Gesundheit der Mitarbeitenden auswirkt.
Sinkende Mitarbeiterzufriedenheit: Ein belastetes Betriebsklima führt dazu, dass Mitarbeitende sich unwohl fühlen und weniger engagiert arbeiten.
Erhöhte Fluktuation: Wenn Konflikte ungelöst bleiben, steigt das Risiko, dass wertvolle Mitarbeitende das Unternehmen verlassen.
Schlechtere Betriebsergebnisse: Produktivitätseinbußen und hohe Fehlzeiten wirken sich direkt auf den Unternehmenserfolg aus.
Konflikte haben jedoch auch eine positive Seite. Sie zeigen auf, wo Veränderungsbedarf besteht und geben Ansatzpunkte zur persönlichen Entwicklung. Durch einen offenen und konstruktiven Umgang mit Konflikten können gewinnbringende Lösungen geschaffen werden, die langfristig zu einem besseren Betriebsklima, höherer Motivation und gestärkten Arbeitsbeziehungen führen.
Wie läuft ein Konfliktgespräch ab?
Ein Konfliktgespräch sollte möglichst zeitnah geführt werden. Oft hoffen die Beteiligten, dass sich Spannungen von selbst auflösen – doch je länger gewartet wird, desto schwieriger wird es, eine sachliche und konstruktive Lösung zu finden. Deshalb ist es ratsam, mit der Vorbereitung so bald wie möglich zu beginnen.
Ein Konfliktgespräch besteht aus mehreren Phasen:
Vorbereitung – Ein strukturiertes Vorgehen ist das A und O. Dazu gehört die Klärung der Gesprächsziele sowie das Einholen relevanter Informationen.
Gesprächsführung – Eine sachliche und neutrale Haltung bewahren. Wichtig ist, dass alle Beteiligten ihre Sichtweise darlegen können, ohne unterbrochen oder bewertet zu werden.
Lösungsfindung – Eine gezielte Lösungssuche führt zu besseren Ergebnissen. Das Gespräch sollte auf konkrete Maßnahmen und Vereinbarungen abzielen, die für alle Beteiligten akzeptabel sind.
Nachbereitung – Die Vereinbarung sollte dokumentiert werden, um Nachverfolgung zu ermöglichen. Falls nötig, können weitere Gespräche vereinbart werden, um den Fortschritt zu überprüfen.
Wie bereite ich mich auf ein Konfliktgespräch vor?
Nimm dir Zeit, deine eigenen Gefühle zur Situation zu reflektieren und das Kernproblem aus deiner Perspektive heraus klar zu definieren. Versuche die Perspektive deines Gegenübers zu verstehen und überlege, welche Interessen und Bedürfnisse hinter dessen Position stehen könnten. Beginne aus deiner Wahrnehmung heraus zu berichten, gefolgt von der Wirkung auf dich und äußere deinen Wunsch. Deine Bereitschaft zu Kompromissen hilft dir, während des Gesprächs lösungsorientiert zu bleiben, auch wenn es emotional wird.
Die richtigen Rahmenbedingungen schaffen und die eigene Vorbereitung optimieren
1. Der richtige Ort für das Gespräch
Das Gespräch sollte in einem ruhigen, neutralen Raum stattfinden, um Störungen zu vermeiden.
2. Den passenden Zeitpunkt wählen
Ein Konfliktgespräch sollte zeitnah stattfinden, um Eskalationen zu verhindern. Der Zeitpunkt sollte so gewählt werden, dass alle Beteiligten sich voll darauf konzentrieren können.
3. Alle relevanten Beteiligten einbinden
Führungskräfte sollten darauf achten, dass alle relevanten Personen eingeladen werden. Dass alle Beteiligten von Anfang an involviert sind, erleichtert die Klärung.
4. Ziele des Gesprächs klar definieren
Ein Mindestziel sollte sein, eine gemeinsame Basis zu finden. Dazu gehört, dass alle Sichtweisen und Argumente offen besprochen werden.
5. Spielregeln für das Gespräch festlegen
Regeln gehören zu jedem zielführenden Gespräch. Beispiel kann festgelegt werden, dass niemand unterbrochen oder bewertet wird.
6. Gesprächsstrategie planen – Das KULT-Modell
Das KULT-Modell hilft, ein Konfliktgespräch souverän vorzubereiten:
Klärung: Was ist das konkrete Problem?
Ursachen: Wodurch entstand der Konflikt? (nicht: wer ist Schuld ☺ )
Lösung: Welche Optionen gibt es?
Transfer: Wie wird die Lösung umgesetzt?
So führst Du das Gespräch - Der Gesprächsleitfaden
Starte mit Ich-Botschaften und beschreibe die konkrete Situation. Das gemeinsame Ziel einer Lösungsfindung sollte stets im Vordergrund stehen. Beide Seiten sollten zu Beginn ungestört die Wahrnehmung der Situation schildern können (ohne unterbrochen zu werden). Wichtig ist auch, zwischen den eigentlichen Interessen und den Positionen zu unterscheiden, denn oft verbergen sich hinter verhärteten Standpunkten Bedürfnisse, die auf unterschiedlichen Wegen erfüllt werden können.
Der Einstieg ins Gespräch
Bedanke dich für die Gesprächsbereitschaft ALLER (jeder kann zu jeder Zeit gehen, sei dir dem bewusst, nichts Muss – alles Kann)
Stelle Gesprächsregeln klar (z.B. ausreden lassen, respektvoller Umgang). Sollte dir bewusst sein, dass dieser Punkt nicht umgesetzt werden kann, wäge ab ob ein Moderator des Gesprächs helfen kann
Gesprächsführung
Rule No 1. Aktives Zuhören
Fasse Gesagtes in eigenen Worten zusammen
Stelle offene Fragen bei Unklarheiten
Verwende Ich-Botschaften
Gemeinsame gezielte Lösungssuche
Sammle verschiedene Lösungsansätze
Lasse alle Beteiligten zu Wort kommen
Prüfe die Umsetzbarkeit der Vorschläge
Einige dich auf konkrete nächste Schritte
Halte die Vereinbarungen schriftlich fest
Nachbereitung
Dokumentiere die getroffenen Vereinbarungen
Mache diese allen Beteiligten zugänglich
Lege Termine zur Überprüfung der Umsetzung fest.
Reflektiere für dich: Was habe ich aus dem Konflikt gelernt?
Eine lösungsorientierte Konfliktbearbeitung führt langfristig zu besseren Teamdynamiken. Stelle Interessen statt Positionen in den Vordergrund, um Win-win-Lösungen zu erreichen. Die Bedeutung von Empathie und Ich-Botschaften kann Konflikte deeskalieren.
Fehler vermeiden: Was sollte man in Konfliktgesprächen nicht tun?
Sofort mit Lösungsvorschlägen einsteigen.
Pauschale Vorwürfe ("Du machst immer...").
Partei ergreifen als Moderator.
Das Gespräch ohne konkrete Vereinbarungen beenden.
Ein konstruktiv geführtes Konfliktgespräch kann die Arbeitsatmosphäre nachhaltig verbessern und zur persönlichen Entwicklung aller Beteiligten beitragen. Konflikte bieten eine Chance zur Weiterentwicklung – nutze sie!
Zusätzliche Maßnahmen für eine nachhaltige Konfliktlösung
Einen Gesprächsleitfaden verwenden, um strukturiert vorzugehen.
Nachfragen stellen: "Fragen Sie immer nach, um Missverständnisse zu revidieren."
Zusammenfassend so verstehen, dass alle Beteiligten sich gehört fühlen.
Falls notwendig, ein weiteres Gespräch vereinbaren.
Zusammenfassung und abschließende Gedanken
Konfliktgespräche sind essentiell, um Konflikte erfolgreich aufzulösen.
Eine gute Vorbereitung und eine sachliche Vorgehensweise helfen, eine gewinnbringende Lösung zu finden.
Führungskräfte sollten das Gespräch gezielt planen und moderieren.
Ein strukturierter Leitfaden erleichtert die Durchführung und verhindert, dass Konflikte eskalieren.
Checkliste - So vermeidest Du die Eskalation bei Konflikten
✅ Habe ich einen neutralen und ruhigen Ort gewählt?
✅ Ist ausreichend Zeit für das Gespräch eingeplant?
✅ Kenne ich mein Mindestziel und meine Ideallösung?
✅ Habe ich die Hintergründe und Ursachen des Konflikts reflektiert?
✅ Sind alle Beteiligten informiert und vorbereitet?
✅ Habe ich Gesprächsregeln zu Beginn festgelegt?
✅ Praktiziere ich aktives Zuhören und stelle offene Fragen?
✅ Bleibe ich sachlich und verwende Ich-Botschaften?
✅ Sind alle Beteiligten in die Lösungsfindung eingebunden?
✅ Wurden konkrete Vereinbarungen getroffen und dokumentiert?
✅ Gibt es einen Termin zur Überprüfung der Umsetzung?
Diese Checkliste hilft dir dabei, Konfliktgespräche strukturiert und lösungsorientiert zu führen.
Mehr Tipps gefällig? Dann wirf einen Blick auf meine Business Coaching Köln Seite.
Let´s Talk Deine Antonia
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